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“報告”是管理授權和工作委派的關鍵

時間:2024-10-29 02:15:19

圖東方IC在企業管理中,我們經常會要求管理者要實現權責一緻,做到正确授權,充分給予下屬執行某項工作所需要的職權,讓各項工作執行得更順暢,更有效率。

對權責一緻的重要性,我們都非常認同,也付諸于實踐,形成了良好的管理習慣。但是,管理矛盾總是普遍存在的,有了授權委派,下屬是否能有效地完成上司交代的工作任務呢?能否讓主管安心和放心呢?

有一次,我對下屬交代工作。過了一周後,我問他:“那件工作進行得怎樣了?”他的回答是:“是的,我正在思考中。”看他的态度,心裡或許是在想:“有什麼好急的?你交代的工作,我可是用心在計劃呀!中途就橫加幹擾,煩不煩呀!”我看到他的這種反應,隻好不再追問,但是,心中卻老是擔心那件工作到底何月何日才能完成……

授權委派工作之時,有必要讓對方認清“他有報告該項工作進度與情況的義務”。因此在授權委派工作時就應該向你的下屬言明:“每天下班之前,向我報告當天有關這項工作的進度與情況。”

下屬要定時對上司做如下的報告:“從整體說來,這件工作進行得還算順利,但是,這個部分卻比預定進度慢了些,具體的原因是……”上司接到這個報告後,給以适當的指示,下屬也依照上司的指示繼續推進工作。

在這個過程中,我們的管理者,要對授權委派的工作負起最終責任,對下屬的定時報告給予指導和追蹤。因此,授權委派并不表示下屬可以借此“為所欲為”。

如果上司認為那個下屬的能力足以挑起那件工作的大任(對下屬極為信賴),有關工作的報告次數就不必太多,上司也無須屢下指示。

但是,下屬至少要在過程中适時報告,上司也由此對該項工作的進度加以追蹤,所以,工作控制仍然沒有間斷。如果下屬是個對工作還不太熟悉的人,上司就亦步亦趨,緊跟于後,不時要求他:“你把計算的結果讓我看看吧......”了解下屬工作情況後,又适時指示他說:“做得很好,下一步就要算出百分比呀。”

換句話說,在這種情況下,上司的工作控制行為就愈為緊湊,頻度也愈多。要把授權委派做得“漂亮”、“有效”,上面所說的工作控制就顯得非常重要。

在授權委派中,如何讓下屬有效完成上司交代的工作任務?首先,你要反省自己的錯誤,當你把工作給下屬時,應該交代說:“每隔兩天就要向我交出工作情況的報告。”作為上司,事先未向下屬表明你需要他做的報告方法以及頻度,這是不對的。其次,你要在更濃厚的責任意識下,強而有力地執行控制的工作。例如,你可以強烈地要求說:“我交給你的工作,到現在已經過了十天了,你應該把進行的情形詳細說明給我聽聽啊。”最後,要告訴他報告的重要性:“我交給你的工作,相信你會做得很好,可是,在我的立場來說,我要負起最終責任,所以,你必須不斷地向我報告工作進行的情況。”

總之,授權委派工作在實際管理工作中都非常重要,不論是管理者還是被管理者,都要學會如何做好掌控工作及做好報告,這也是維護職場秩序和倫理的重點。任何職場人士都應用心體會及實踐。

責任編輯:辛國奇
   

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