一、目前農民工檔案建立與管理狀況
自農民工出現已有30多年的曆史，時間雖然不長，但農民工的管理問題已成為近幾年社會關注的熱點。農民工是我國人力資源群體中最弱勢的群體，他們雖然生活在城市中，卻遊離于城市與鄉村之間和城市管理的邊緣。大多數農民工都從事着艱苦的工作，經常居無定所，缺乏有效的管理，工作中若發生了事故難以獲得賠償。近年來，随着經濟社會的發展，國家和各省市相繼出台了一系列針對農民工的優惠政策，農民工的待遇雖有所改善，但由于目前針對農民工的管理體制還不夠統一和完善，為農民工建立檔案就成為解決農民工就業問題的一種有效措施和實際需要。
第一，農民工具有數量多、分布廣、流動性強、人員複雜的特點，所獲得的教育水平低，自我保護意識弱，再加上傳統戶籍的限制，國家以及相關部門制定的政策和對農民工的管理跟不上社會發展的需要，使得農民工處境困難。由于對農民工缺少必要的關注，農民工檔案建立這項工作目前仍然是空缺的。絕大多數的個體企業、私營企業不與農民工簽訂勞動合同，也不辦理社會保險，更不會為他們建立檔案，以至于他們的合法權益得不到應有的保障。
第二，農民工本身對建立個人檔案的意義認識淺薄。絕大多數的農民工認為自己隻是臨時工、季節工、外來工，建立個人檔案既沒必要，也沒可能。由于農民工沒有與用人單位簽訂勞動合同，農民工在社會保險、工資、福利待遇等方面的合法權益也得不到應有的保障。
第三，農民工與用人單位即使訂立了勞動合同，由于沒有建立個人檔案，造成勞動合同、繳納的社會保險（含養老保險、醫療保險、工傷保險、失業保險、生育保險）、技能培訓等資料無法歸檔，散失嚴重，使得重要的資料無法得到有效規範和管理。
第四，農民工由于缺乏完整的個人檔案資料，給進城務工帶來了一定的困難，在一定程序上造成了企業“招工難”、農民工進城卻找不到活兒幹的現象，以至于用人單位與農民工雙方都處于被動狀态。
第五，農民工檔案無機構、無專人管理。
二、農民工檔案建立與管理的對策
當今社會，農民工作為推動中國計劃經濟向市場經濟、農業社會向工業社會過渡的重要力量，他們所體現的社會功能越來越明顯，面臨的問題也日益凸顯。農民工是轉型期中國強大的推動力量，同時也是最底層的勞動群體。
随着農民工群體的持續增多，他們在城市工作生活中可能會因缺少社會保障、工作時間長、工資待遇不高、薪資拖欠等而感受到各種迷茫和困惑。因此，改善他們的生存環境，為農民工建立人事檔案，保障他們應有的權益，是讓農民工能夠有尊嚴地工作并真正融入城市發展的最好方式。
（一）如何建立農民工檔案
1.勞務輸出地區對農民工檔案的建立與管理。一是由輸出地以村為單位統一印制農村勞動力檔案登記表，對16周歲至60周歲的男性農民工和16周歲至55周歲的女性農民工的基本信息，包括姓名、性别、年齡、政治面貌、籍貫、身份證号碼、文化程度、家庭住址、個人技能、愛好、家庭情況、健康狀況、職業培訓、務工經曆、婚姻狀況、品德表現、聯系方式等内容進行填寫。隻要涉及外出打工者的材料都要加蓋本地村委會和縣市勞動部門公章。
二是随着信息時代的到來，個人信息數據化管理也可以運用到農民工檔案建設當中。農民工所在縣、鄉、村，可将所有農民工個人檔案輸入電腦，建立輸出地農民工檔案的信息數據庫，做到真實、準确地反映農民工面貌，并進行動态管理。農民工檔案查詢登陸口可設置為農民工本人姓名或者身份證号，如果是非農民工本人或工作人員登陸、某些用人單位或其他人員登陸，可設置密碼，這樣農民工在外出找工作時就可以向有關用人單位和當地勞務部門提供自己的檔案資料證明身份，使用人單位對每個農民工的情況一目了然，既能解決農民工在城市找工作難的問題，又能解決用人單位盲目用人的問題。
三是勞務部門可以将農民工的基本信息輸入電腦管理，而農民工在其工作和生活的過程中産生的如暫住證、合同書、體檢表、獎懲記錄等材料也可以有選擇性的歸檔。農民工體檢表的保存有利于記錄并了解農民工的身體健康狀況，對于農民工來講可根據自身身體情況有選擇性地就業，也有利于用人單位對農民工健康狀況的掌握和了解。還可以将農民暫住證複印件存入檔案，原件由農民工自己保存，一旦農民工将原件丢失可查閱自己的原始檔案材料以便補辦。另外，農民工的婚姻登記和子女教育情況等材料也可歸檔。
四是可以實現縣、鄉、村農民工檔案信息數據庫與省、地（市）各勞務市場、職介中心的聯網，并根據農民工個人檔案内容的變動情況，及時更新。按照檔案真實、完整的要求，實現農民工檔案管理科學化、規範化，使農民工檔案更好地為農民工的有序轉移服務。
2.勞務輸入地區對所有進城農民工建檔、立冊，用現代化手段建立農民工檔案信息資源數據庫。一是地（市）勞務市場和職介中心對所有進城務工的農民工建檔、立冊，檔案着重反映農民工進城務工的個人情況，側重于記載農民工就業或失業情況，簽訂勞動合同、參加社會保險、技能培訓、遵紀守法等相關情況，切實維護農民工的合法權益。二是運用現代化的管理手段，建立農民工的檔案信息數據庫，将農民工個人的檔案資料錄入電腦實行動态管理。三是根據農民工的檔案實際内容進行及時更新，為農民工的就業、管理提供真實可靠的依據。四是讓農民工在建檔過程中意識到建立檔案能使自己的權益得到保障的同時獲得更多的實惠，使他們變抵觸為自覺，從而主動配合相關部門做好農民工檔案的建立與管理。
3.加強勞務輸出地和勞務輸入地農民工檔案建設部門的合作，在農民工輸入地與輸出地之間建立起良性溝通機制，實現省（地）與縣、鄉、村農民工的檔案信息數據庫聯網，形成一個完整的、系統的農民工檔案信息資源網絡，實現互聯互動、資源共享。加大農村勞動力的檔案信息資源開發力度，使輸出地與輸入地協調配合，及時溝通反饋，為政府的科學決策提供參考依據。一是各縣、鄉、村要依據農民工的檔案提供最新信息，定期或不定期向外埠勞務市場、職介中心發送當地的農民工資源狀況，并及時了解各地勞務市場的用工信息，利用縣、鄉、村與各地（市）的勞務市場、職介中心的互聯網，及時将用工信息、技能要求、技能培訓等信息在第一時間送到每個村的家家戶戶，使廣大農民群衆能及時地了解各地用工需求、技能培訓等信息。二是各地勞務市場和職介中心根據各用人單位的用工需求，在滿足本地農民工求職意願的同時，利用互聯網向縣、鄉、村發布用工信息，使農民工看準目标，有序轉移。三是通過農民工檔案信息資源數據庫與城鎮職工的檔案信息資源數據庫提供的信息，有效地緩解企業招工難與農民工找不到活兒幹的現象。利用輸出地與輸入地建立農民工檔案信息資源平台，增強雙方的溝通與了解，減少農民工因信息閉塞而造成的盲目流動，從而為推進農村勞動力有序轉移、為政府的科學決策提供參考依據。
（二）制定統一的建設規劃
建立農民工檔案是社會發展的現實需要，對于農民工的合法權益維護、勞動力資源合理配置以及社會和諧發展有着非常重要的現實意義。因此，各級政府都應高度重視，加強領導，加快推進農民工的檔案建立工作。現階段應盡快确立統一的農民工檔案管理部門，對農民工的建檔工作進行統一規劃，确立統一的建檔主體，明确勞動保障、公安、檔案、人口計生等相關部門在農民工檔案建設中的具體義務和責任，使他們做到相互配合、分工協作，避免重複性建設。隻有這樣，才能加快農民工檔案建設的步伐，才能把農民工檔案規範地建立起來。
（三）出台統一的檔案建立标準
為了方便農民工的檔案信息異地交接和信息共享，檔案局應進行實地調研，盡快制定出關于農民工檔案建立的統一标準，對建檔的具體内容、建檔方式、表格設計、電子信息存儲的格式以及檔案保管利用方式等作出統一規定和要求，這樣一來，已建檔地區可以根據建檔标準對檔案管理進行逐步規範，未建檔地區可以根據統一的建檔标準開展農民工檔案的建立工作。為減小檔案的建設難度，建檔程序要簡便易行，能夠滿足職能部門的管理并方便農民的外出務工即可。
三、加強農民工檔案管理，切實維護農民工合法權益
省、地（市）勞務市場、中介機構和各用人單位應将農民工的檔案與城鎮職工的檔案同等對待、統一管理。加大農民工檔案的建立、利用和服務的工作力度，充分發揮農民工的檔案在促就業、維權、跟蹤管理和應對突發事件等方面的作用，努力為農民工有序轉移和增收提供優質、高效的服務。
（一）完善相關法律法規
建立健全的農民工檔案，首先要建立農民工的檔案管理制度，完善相關法律法規，加強農民工檔案的立法保護。檔案行政部門應充分發揮職能作用，将農民工檔案納入《檔案法》調整範圍，對損毀、僞造、塗改檔案信息的行為給予一定的制裁措施，情節嚴重、造成重大後果的，要追究其法律責任，使農民工的檔案管理有法可依、有章可循。同時，還要不斷加強對農民工檔案管理的理論研究，進一步推動農民工的檔案立法建設，針對農民工檔案在建立和管理過程中可能出現的問題制定專門的法律法規，明确相關部門的責任和義務，促進農民工的檔案管理發展并完善。
（二）加快信息化建設步伐
與農民工的流動性強、數量多、分布廣這些特點相适應，農民工的檔案信息應該能夠随着農民工務工地點的變化而變化，實現檔案信息的快速流轉、異地交接和動态管理，這就必須加快農民工檔案的信息化管理，逐步建立起全國性農民工檔案信息網絡管理系統。因此，要盡快建立全國統一的農民工檔案信息數據庫，制定統一标準和數據庫平台，把全國所有農民工的檔案信息納入平台統一管理，實現跨地區、跨部門、跨行業的檔案信息共享。但由于檔案的信息化建設需要一定的人力、财力做基礎，而農民工的輸出地多為經濟落後的農村地區，受經濟基礎所限，人員和财力都存在很多不足，對此，各級财政部門要給予一定支持，搞好相關人員的技術培訓，不斷提高農民工檔案的信息化管理水平。
農民工具有流動性強的特點，所以農民工的檔案建立與管理并非是一個單位能實現的，需要有關部門通力合作，形成的檔案材料才會越來越完善，才能夠真正保障農民工的合法權益。
一是政府要加大資金的投入，在人力、财力上支持勞務市場、人社部門的職介中心做好農民工檔案的管理工作，免收農民工的檔案管理費用，保證農民工的檔案建立管理機制正常運行。
二是各地可依托勞務市場、職介中心對農民工的檔案進行逐一登記，為每一位進城務工的農民工建立個人的檔案資料、為農民工辦理勞動保障業務手續。
三是針對農民工流動性大的特點，将農民工的檔案資料全部錄入電腦，實行動态管理。尤其是農民工參加養老保險、醫療保險、工傷保險、失業保險、生育保險等社會保險情況，職業培訓、技能升級情況，檔案資料實行動态管理、實現檔案信息資源共享，為農民工在流動過程中的社會保險連續提供依據，切實維護農民工的合法權益。
四是各級勞務市場、勞動部門的職介中心和勞動保障事務代理部門應加強設備設施配置，保證農民工的檔案在現代化管理中的科技含量。
五是要配備專職的檔案管理人員，保證農民工檔案的科學規範。農民工的檔案管理機構應加強檔案管理人員配置，管理人員不僅要掌握檔案管理的相關知識，還要具備人力資源管理的經驗，使農民工檔案的建立與管理逐步走向科學化、規範化、制度化，努力實現農民工與城鎮勞動者同工同酬、同工同權，使農民工的合法權益得到切實保障。
（三）明确農民工檔案歸屬管理
農民工的檔案作為個人曆史的重要憑證，應該妥善加以保管。農民工的檔案究竟應該由哪個部門保存？現在對于這個問題的看法有很多。農民工輸出地、農民工輸入地、用人單位、本地村委會等部門對農民工檔案的建立都作出了一定的貢獻，檔案雖然是一個無生命實物，但是檔案材料保存單位不是一成不變的，檔案從形成到最後銷毀，不能永久性地保存在一個部門，所以檔案的保管具有變動性。現如今信息網絡發達，各個檔案館和其他檔案部門都對自己的檔案進行了實體保護，同時，也加強了檔案數據庫的建立，有些檔案已經通過掃描的形式保存在了數據庫裡。農民工的檔案通過基層單位和檔案管理部門合作開始步入正軌，如果在基層單位成立專門的農民工檔案館，尤其是在農民工人數衆多且集中的地方成立一個專門的農民工檔案館，集中統一管理檔案，并且由專人負責，既能保證當地農民工有效就業，還能确保農民工的檔案歸屬安全，例如黑龍江省哈爾濱市率先建立了農民工檔案館，為農民工的檔案成立了專門機構，并且在實際工作中取得了很大的成績。
農民工的檔案建立與管理，是一項立足當前、着眼長遠的新舉措，是做好農民工有序轉移、維護農民工合法權益、提高農民工素質的一項基礎性工作，對創建農村勞動力有序轉移就業的良好環境、構建社會主義和諧社會、推動社會主義新農村建設具有重大意義。
（作者單位：鄭州農村人力資源管理服務中心）