（接2015年第3期）
囗吳波等譯
與作者交流
2.65盡早與作者建立聯系
著作的編輯應在初步審閱原稿後便與作者建立聯系。若想對原稿做重大修改，但作者不願配合，編輯就需花很多時間和精力去協調，這種情況下，盡早與作者取得聯系顯得尤為重要。同樣，為了盡快出版發行，若需要作者作出整體性的改動，期刊原稿編輯會在編輯加工工作伊始便通知作者。大部分作者都願意遵循出版社規定的格式；不大樂意的作者最終也會妥協。除了叢書和期刊必須采用規定的格式之外，作者的意見通常都能獲得尊重。需要作出大幅改動的原稿，如果時間允許的話，應先把編輯樣稿寄給作者，獲得其認可後再繼續進行編輯。
2.66向作者提供編輯批注和提出疑問
編輯在統一格式以及改正錯誤時無需提供批注——如果所做的改動在編輯過的原稿上十分明顯的話。對于不太明顯的問題所做的修改則可能需要批注。批注應簡潔，避免随意、學究、居高臨下或氣憤的語氣；往往一個簡單的“OK?”便可以了。不能用是或否來回答的批注要更具體些：“DoyoumeanXorY?”（“你是指X還是Y？”）以下是編輯需要批注或提出疑問的情況：
●在電子原稿上注明某一個針對全文的改動隻在第一次出現時标注，以後的改動不再标注；
●指出不一緻之處，如名字拼寫不統一，或注釋中所标明的引用來源與參考文獻不一緻；
●指出明顯的遺漏，比如缺少引号或來源引用；
●指出引語中可能存在錯誤；
●指出重複之處（比如“故意重複？”或者“請改述以避免重複，好嗎？”）；
●請求作者确認不易查證拼寫的名稱或術語；
●要求澄清具有歧義或意義混亂的地方；
●指出編輯在改正常識性錯誤時所依據的參考來源。
2.67給作者的附函
編輯給作者的附函一般和編輯後的原稿一起寄給作者，有時也單獨寄送，信中應包含以下部分或全部内容（已和作者溝通過的内容不必在信中重提）：
●解釋針對原稿所做的編輯工作的性質和範疇。比如，遵照出版社的格式要求對拼寫和标點進行調整，個别地方重新表述使意思更加清楚，或者删除不經意的重複，等等；
●如果向作者寄送保留了所有編輯标記的原稿，要對編輯的過程和方法進行說明，即說明是使用修改軟件還是采用人工編輯，并簡要介紹所使用的編輯符号的意義；
●向作者介紹如何對提問進行回複，如何删除不需要的編輯内容，以及如何對已編輯的原稿做進一步的修改；
●提醒作者對已編輯的原稿進行檢查是最後一次進行大幅修改、添加或删除内容的機會，如有必要，還應檢查引用的内容和引文；
●提醒作者仔細檢查編輯内容，因為編輯并非是完全準确無誤的，編輯過程中未被改正的錯誤到校閱清樣的環節時，會被認為是“作者所做的修正”，并由作者負責；
●提醒作者保存校閱後的原稿（以供校對清樣時使用）；
●告訴作者将原稿返回編輯的截止日期；
●若有索引的話，對索引進行簡短的讨論——是否由作者本人編寫索引，是否需要準備索引說明，或者是否要由作者出資聘用專業索引制作人員來制作索引；
●要求作者确認本人通訊信息以供後期聯系時使用。
2.68将編輯後的原稿寄給作者
電子編輯過的著作原稿——由于其篇幅較長且較複雜——常将打印稿寄給作者（或者做成PDF格式的文件由作者打印出來）。作者在打印稿上進行審閱并做标記，然後交還給編輯，再由編輯将作者所做的修改加入電子原稿中。有些作者也可能會要求校閱電子原稿（與編輯使用相同的軟件），這樣便節省了打印和寄送的費用。如果由作者直接在電子原稿上進行校閱，編輯需要采取一定的措施以防作者未作标注就對文稿進行改動——無論是出于疏忽還是其他原因。人工編輯的紙質原稿應先複印一份後再寄給作者；同樣，編輯應建議作者先複印校閱過的原稿再将其寄還。人工編輯的原稿和經過作者校閱的電子原稿的打印稿一樣，一旦丢失，所有的工作都隻好再做一遍。
2.69檢查作者的最後修改
作者寄回原稿後，編輯要通讀一遍，了解作者做了哪些修改，檢查作者是否回答了先前自己提出的問題，并對新增的材料進行編輯。除了格式調整，應該以作者的版本為主；如果作者的版本因某些原因不能被接受，應采用一個折中的辦法。在這個過程中，編輯應更新電子文稿；若原稿是人工編輯的稿件，需要整理和重新錄入新增的材料，并删除原稿中針對作者的提問。
準備用于發排的終稿
2.70保證排版标記正确無誤
從出版的角度看，原稿包含内容和結構兩個層面的信息。内容包括著作或文章中的所有文本和插圖；結構則是原稿的組成部分——标題、小标題、正文、引文、腳注編号和腳注、插圖和表格等。這些部分在原稿上用電子或手寫的代碼或說明來标識。對原稿進行排版時——也就是根據原稿生成著作和文章的頁面或HTML格式的全文文本——每一部分都要根據設計模闆（通過編碼做成電子版紙張的樣式）的要求來設定格式或顯示。設計模闆規定了文本和表格中所有内容的字體、字号、顔色、行距，以及圖像的大小及位置參數等。因此，需檢查終稿以确保排版标記準确、統一，且與設計模闆上的相關内容一一對應。
2.71字體說明和手寫标記
偶爾會出現著作上沒有可用的設計樣版或具體的排版說明的情況，編輯需在打印稿上标注合适的字體和排版說明，此類标注一般标記在著作的每個部分第一次出現的地方。比如，在正文第一段頁邊空白的地方标注：“text：10/12TimesRoman×26”（表示正文字号10，行距12，字體為TimesRoman，每行可輸26個字）；在第一個引文旁标注：“extract：9/11TimesRoman;indent2pifromleft”（表示引文字号9，行距11，字體為TimesRoman，左邊縮進兩個字符）。如果統一将所有的例子标注為“ext”，所有的一級小标題都标注為“A”等，排版說明就能變得相當簡潔。
2.72保證頁碼正确
編輯應在原稿上标明用羅馬數字标注的頁碼在哪一頁結束、阿拉伯數字标注的頁碼從哪一頁開始，以及頁碼是否會出現在頁面上（即頁碼會“顯示”還是“隐藏”）。此外，若分部标題及第一章都從第3頁開始，則應在該章開頭标注“arabicp.3”（阿拉伯數字第3頁），并标明其後部分是從正面還是反面開始。為已經排好版或已經印刷的圖書重編頁碼非常昂貴，因此編輯應檢查圖書的每一部分——前輔文、正文、後輔文——的順序是否正确，目錄中的順序是否與正文一緻。
2.73制作頁眉
編輯需要制作一份頁眉（或頁腳）列表，該列表要清楚地說明哪些标題出現在紙張反面（左頁）、哪些出現在正面（右頁）。頁眉的長度為一行，且包含頁碼，因此可能需要精簡章節或文章标題，但是必須保留标題中的關鍵詞（有時候，關鍵詞出現在章節小标題中）。頁眉内容需要獲得作者同意；如果可能，編輯應把頁眉列表随編輯後的原稿一起寄給作者。在縮短外語标題時，不能省略與後一個詞的詞尾變格有關的詞。頁眉列表應與其他電子文檔一起随原稿交到排版人員手中。如果頁眉表示特定頁面的内容（而非章節内容），其具體文本應在頁面排定之後（或頁面排版同時）決定。比如，包含頁碼範圍的注釋的頁眉隻能在排定頁碼後才能決定，這些通常由出版社在一校樣上注明。
2.74出版清單（productionchecklist）
用于排版的原稿通常附有一張清單，上面記錄了項目信息、出版流程等重要數據。這樣的清單對著作來說尤其重要，它包含以下内容：
●作者姓名、著作标題
●該項目的組成内容：電子文檔、打印稿、插圖等
●編輯終稿時使用的軟件、文件名列表
●說明用于排版的電子文檔的代碼、代碼列表、特殊說明，以及特殊字符、字體列表
●尚未提交的材料列表
●說明注釋的類别——比如腳注、章節尾注、全書尾注
●放在前輔文、正文、後輔文中的内容列表，并注明哪些部分必須從正面開始
●如果是著作，說明應該制作多少套紙質清樣
電子編輯
2.75做好備份
編輯應在編輯進程中不斷對原稿進行備份，每個重要版本都單獨保存。未經過編輯的作者原稿（即保存時未作任何改動）需要存檔，編輯過程中每個重要階段的版本也應備份。有些編輯每天或每周都會進行備份——在必要時可以查閱先前階段所做的編輯。保存每個重要階段的版本時應使用不同的名字（比如在文件名後加上A、B、C等，或采用更具描述性的名稱），存在不同的目錄（或文件夾）中，還要避免覆蓋先前的版本，不要在先前的版本上進行編輯。在編輯過程中，應經常保存打開的文檔。此外，作為特别的預防措施，還可以将備份上傳到離線服務器上。
2.76制作一份做過版面清理、未經編輯的原稿
有些出版社會向原稿編輯提供做過版面清理的電子文檔——這些文檔經過轉換（若有必要）和排版（有時包括電子标記），可以用特定的文字處理程序或在專業的文本編輯環境下立即開始編輯（出版社也可能隻提供打印稿，然後在編輯過程中不斷根據人工編輯過的稿件更新電子文檔）。不過許多編輯需要自己做版面清理，并對作者的電子文稿進行排版。所有在電子稿上工作的編輯都應精通需要使用的軟件。即便有标準而強大的文本編輯工具，編輯至少應該學習使用“宏”（macros）［“宏指令”（macroinstruction）的縮寫］，并能熟練使用“搜索”（search）、“替換”（replace）選項［包括模式匹配或“通配符”（wildcards）］，這能節約很多工作量。編輯可以從相關軟件的“幫助”文檔開始學習，更高級的用戶有時會借助第三方公司專為編輯寫的宏代碼組來開發适合自己的軟件。
2.77對電子文檔進行版面清理
在編輯原稿之前，編輯應确定文檔是作者的最新版本（如果文檔中有嵌入式修訂标記則表示可能不是最新版本）。接着就是對電子文檔進行版面清理并準備開始編輯——如果出版社沒有預先做過版面清理的話。以下列表是對原稿進行版面清理時可能需要進行的步驟，并不是所有的版面清理都需要進行下列每一步，也不必拘泥于該列表的順序。此外，盡管許多編輯希望其中至少有幾個步驟能實現自動化且能預先處理，列表中的大部分内容還是得通過編輯的操作來完成——第一次浏覽原稿的同時便要對版面清理的每一個步驟進行具體考量。若沒有預先考慮稿件中的特殊之處，有些版面清理的步驟便不能針對全文進行（預先按這個列表操作的好處在于：如果有未考慮到的例外情況，可以在稍後第一次通讀原稿時進行修正，但要随時注意預防意外情況的發生，并經常在保存文檔之前進行檢查，在必要時能夠撤銷對原稿所做的整體改動）。這張列表應根據原稿的實際情況和出版社的要求進行變通。一般來說，編輯原稿時應關閉自動劃紅線的功能。
1.若有必要，轉換文檔格式以便能采用出版社要求的軟件來進行編輯；
2.若有必要，改變原稿和所有子文檔的語言設置（比如從英式英語改為美式英語，反之亦然）。這樣能保證拼寫檢查可以作出正确的提示；
3.著作的每個章節和其他部分可能會在獨立的目錄（或文件夾）中，先将所有的文本放到同一個電子文檔裡可節約大量時間（合并原稿時要格外小心，要保證順序準确且避免遺漏；合并文檔或把一個文檔拆分成幾個部分時，要反複檢查每個部分的開頭和結尾以及首尾部分的注釋）。對同一目錄内的多個文檔進行整理時還可以使用宏；
4.滾動浏覽原稿全文（使用編輯軟件以顯示格式和标注，包括标識空格和硬回車之類的“隐形”标記），查找并改正明顯的轉換錯誤（比如特殊字符）和格式問題（比如在段落中出現硬回車），必要時可參考原稿原件；
5.識别圖形和表格并妥當處理，比如把圖形或表格拖到不同的文檔中；
6.原稿中有些部分（比如章節标題、小标題、卷首題詞、引文節選、詩歌，以及詩節間有意多空幾行并插入裝飾或其他圖案，等等）最初很容易識别，但随着文本格式被轉換，一些視覺上的提示便消失了，因而需根據要求使用标簽或其他代碼；
7.删除或改正無關的空格和跳格，包括删除兩個及以上的連續空格（在句子之間或其他地方）或在段落結尾處的多個空格和跳格。用首行固定鍵或軟件預設的縮進代替段落首行開頭前的多個空格以及其他縮進（全文格式統一）；
8.把多個硬回車改為一個硬回車；
9.把下劃線改為斜體。不過有些下劃線可能的确表示強調，比如在手寫書信集中，這種下劃線應該保留，并且用注釋向出版社指出該處例外；
10.修改引号（quotationmarks）和撇号（apostrophe）；确保單詞開頭的撇号都是正确的（比如“them”的縮寫是“’em”而非“‘em”）。有時候，首先要确認作者沒有在音譯語言中使用左右單引号來代替停頓符号或其他拼寫符号；
11.修改與引号相鄰的逗号（comma）和句号（period）的位置；
12.規範使用長破折号（emdash）和省略号（ellipses）；
13.必要的時候把數字之間的連字符（hyphen）改成短破折号（endash）。若使用宏進行操作，在第一次編輯時運行宏來進行修改和添加例外情況更加有效；
14.把腳注轉換為尾注，或将尾注轉換為腳注；
15.删除不必要的連字符（比如不管有無開啟連字符功能，軟件會自動在句末斷開的單詞中加連字符）。大部分文字處理工具都能搜索此類連字符；
16.找出被寫成數字1的小寫字母l和被寫成0的小寫字母o——反之亦然——并進行修改。可使用模式匹配功能搜索雙字符組合，找出含有l或o且與其毗鄰的表述中含有數字的單詞；
17.采用模式匹配方式搜索全文，對不統一之處進行修改。比如，如果參考文獻中姓名的兩個或三個首字母連在了一起，可以通過全文查找、檢查大寫字母組合，并将其替代為加了空格的相同字母組合（比如，把E.B.White改成E.B.White）；
18.将行距、字體和頁邊距調至所設定的值。
最後一步——假設在編輯之前已經通過以上這些步驟對版面進行了清理——對清理幹淨的、未經編輯的原稿進行備份。
（未完待續）