高校信息化項目建設中,IT外包可以使學校更加專注于教學、科研工作,降低IT人力資源成本,并且吸收其他高校的先進管理經驗。應用IT外包的校企合作已經成為高校信息化建設的主要趨勢,但是目前對校企合作鍊中合作夥伴選擇的研究相對較少。學校如何選擇合适的合作夥伴,在選擇合作夥伴中應該注重哪些因素,其中哪些因素是相對重要的,哪些是相對不重要的,這些問題都是信息化建設工作取得成功的關鍵因素,因此本文從高校角度出發,研究信息化合作夥伴選擇評價問題。
國外對高校應用IT外包實施校企合作的研究較早,且取得了巨大成就。DonnaTompson和JoelMorgovsky于1996年以新澤西州的布魯克代爾社區學院(BrookdaleCommunityCollege)為例,研究了所在高校的IT外包情況。美國著名研究組織EDUCAUSE分别于2002年和2013年針對美國、加拿大不同級别、不同類型的高校IT外包情況做了調查研究,内容包括:IT外包的範圍、動因,外包決策權及外包過程中遇到的問題、風險等,2013年的調查顯示,美國有一半高校采用了IT外包,其中IT外包花費占全校IT統一預算的4.1%,而這一比例随着美國高校IT外包政策的調整在不斷增長。
國内從2006年有學者開始關注高校IT外包情況。張梁平于2006年最早對IT外包在高校的實施進行了探讨,提出高校實施IT外包的運作方式和注意事項;2007年,侯海平對高校IT項目的自制與外包的策略進行了分析,認為高校應注意成本最小收益最大、适當校企聯合、以外帶内、培養實用性人才的原則;2009年,陳光欣研究了高校信息系統外包中的策略制定、服務商選擇、協議簽訂和項目管理方面的風險,并提出相關策略;2012年,何秀全參考企業IT外包的風險管理過程,對高校IT外包進行了較為全面的分析,提出高校應導入IT治理以管理IT外包風險。
總結發現,在國内外衆多的IT外包研究文獻中,關于高校IT外包的文獻較少,國内的相關文獻更少,并且相關文獻大多聚焦于高校IT外包的決策、動因、風險及關系管理等問題,對于如何選擇評價合作夥伴,選擇合作夥伴時應重點關注哪些因素等問題鮮有提及。
信息化合作夥伴選擇評價方法
合作夥伴選擇評價的研究主要包括兩方面,一是選擇方法,二是評價标準制定,即評價指标體系的構建。
選擇流程
高校信息系統實施涉及學校衆多業務的多層級問題,是一個複雜的系統工程。因此,選擇合作夥伴必須按照一定流程科學地進行,借鑒企業IT外包提供商選擇經驗,結合學校信息系統項目招标實施經驗,總結分析選擇流程如下:
1.分析業務,确定外包需求。首先對學校業務需求進行詳細調研,進行綜合分析,确定信息系統外包的總體需求。
2.拟定項目招标書,發布需求。通過學校招标部門及其他信息平台向外公布招标信息,以便供應商參加投标。
3.供應商參加投标,學校招标部門初評标書。信息系統供應商遞交投标書參與投标,學校招标部門根據要求及目标對投标書進行初評。
4.組建專家組,召開招标會,對供應商的投标方案進行評價。按照一定的評價标準,采用适當的方法,如德爾非法、頭腦風暴法、層次分析法等綜合評價、比較方案,最終選擇合适的供應商,确定為合作夥伴。
5.實施信息系統外包。确定合作夥伴後,與其簽訂技術服務合同,拟定項目實施計劃,開始實施信息系統外包項目。
在該流程中,關鍵在于收集供應商提供的相關信息,制定合适的評價标準,對其進行綜合評價。合作夥伴選擇流程如圖1所示。
評價指标體系的設計原則
設計一套合理的評價指标體系是評價的基礎,為保證評價結果的客觀、正确,學校在選擇評價指标體系設計時應遵循以下原則。
1.系統全面性原則。指标體系必須全面反映供應商目前的綜合水平,并包括供應商發展前景的各方面指标,體現整體全面性。
2.簡明科學性原則。評價指标體系須大小适宜,簡明、科學。指标體系過大,層次過多,指标過細,容易将評價者的注意力吸引到細小的問題上;而指标體系過小,指标層次過少,指标過粗,又不能充分反映供應商的水平。
3.穩定可比性原則。指标體系的設計應相對穩定,并且應考慮到易與國内其他行業的合作夥伴選擇評價指标體系相比。
4.靈活可操作性原則。評價指标體系應具有足夠的靈活性,以使學校能夠根據自己的特點以及實際情況,對指标靈活運用。且必須簡單規範,在實際使用中易于實現并掌握。
評價指标體系的建立
評價指标選擇确定
本文根據深入調查訪談、專家打分及文獻研究,選取、轉化企業合作夥伴評價指标體系中的相關指标,并添加适用于高校信息化領域的新指标,結合大量的信息系統項目實施經驗,針對信息化項目建設和運維過程,從産品和服務兩個維度入手,确定了包括産品成熟度、實施能力、服務能力三個評價指标,即評價指标體系的三個一級指标。對于每一個一級指标,設置若幹二級評價指标。功能匹配程度、性能完備程度、産品成功應用案例、需求分析能力、系統設計能力、文檔質量、服務響應速度、問題解決能力共八個,見表1。
評價模型構建
三個一級指标産品成熟度、實施能力、服務能力分别用A1、A2、A3表示,其對應的權重系數分别用a1、a2、a3表示,八個二級指标分别用B1-B8表示,對應權重系數用b1-b8表示。綜合評分用W表示。計算模型如下:
綜合評分W=a1A1+a2A2+a3A3産品成熟度A1=b1B1+b2B2+b3B3
實施能力A2=b4B4+b5B5++b6B6服務水平A3=b7B7+b8B8
評價指标權重及指标等級标準确定
采用層次分析法以及德爾菲法,請信息化相關人員(包括信息化領導、部門主管、項目負責人、關鍵用戶)對各評價指标權重進行打分,得到表2所示權重結果。
最後,劃分了指标等級标準,本文以“功能匹配程度”指标為例進行了評價等級劃分,見表3,其他指标以此類推,因篇幅原因文中省略。
結論
如何合理、準确地評價和選擇合作夥伴是信息化建設的關鍵環節,也是影響信息化能否順利進行的重要因素。本文将高校信息化合作夥伴選擇作為研究對象,借鑒企業管理中合作夥伴選擇評價方法,從高校角度出發明确高校開展信息化工作選擇合作夥伴的指标體系,具有一定理論和現實意義。
豐富信息化合作夥伴選擇評價方面的理論
本文在以往學者研究的基礎上,結合學校信息化建設實際,構建信息化合作夥伴選擇評價指标體系,可以豐富其他行業合作夥伴選擇綜合評價的相關理論研究,填補高校信息化領域中合作夥伴選擇評價方面的空白。
為學校信息化建設選擇合作夥伴提供理論參考
目前,針對高校信息化合作夥伴選擇評價方面的理論研究很少,學校在實施信息化項目進行軟件産品選型時沒有相關理論可以借鑒。因此,對信息化合作夥伴選擇評價體系進行研究,不僅可以為學校選擇合适的信息化合作夥伴提供理論參考,還可以為合作夥伴以及其所在地區的服務外包行業發展規劃提供依據。
有助于學校對信息化合作夥伴進行相關評價
通過對信息化合作夥伴選擇評價指标體系的構建,可以确定影響信息化合作項目實施成敗的關鍵因素,有利于學校在信息化建設過程中快速找到合适的合作夥伴,降低選型成本,提高合作績效。在合作後期,學校可以根據信息化合作夥伴選擇評價指标體系,對合作夥伴的服務質量進行相關評價,從而可以有針對性地對合作夥伴的服務提出改進意見和建議,促使合作夥伴提高服務水平,提高學校與夥伴企業的合作成功率,并為其他高校在實施信息化項目時選擇評價合作夥伴提供借鑒。
有助于合作夥伴有針對性地提高服務質量
本文建立的信息化合作夥伴選擇評價體系,針對信息化項目建設及運行服務質量構建,有利于外包服務供應商精準定位服務方向和目标。在後期合作過程中,合作夥伴可以根據評價結果有針對性地提高服務質量,促使合作夥伴與學校的選擇進一步相匹配,從而有針對性地、有效率地開展合作。
計劃下一步研究方向是分類選擇信息化項目進行實證研究,并在實證研究過程中修正、完善評價指标體系。
(責編:楊燕婷)
(作者單位為浙江大學信息技術中心)