1998年，浙大啟用LotusOA系統，以郵件流轉實現電子化辦公，電子版公文開始代替紙質版公文。到2007年，為滿足學校個性化的管理需求，學校采用自主設計、外包開發模式，采用當時先進的“校院二級+公文交換平台”模式分批推進OA系統建設，實現公文流轉、服務事項審批等工作。随着時間的推移，該OA系統在穩定性、可靠性、功能擴展、用戶體驗、運行維護等方面都面臨巨大維護壓力，每月平均有近100件人工幹預維護工作，已不能滿足學校校務管理的要求。2016年，為實現更便捷的全員協同辦公及移動辦公，浙大在學校領導的大力支持下，摒棄舊版OA系統，采取全新的模式，建設集電子公文流轉、服務流程審批、校務信息公開、移動化辦公為一體的新一代協同辦公系統。
系統總體設計
設計理念
在設計之初，浙大就明确了系統“頂層設計、靈活擴展、資源共享、高效協同”的設計理念。
1.學校OA系統由全校各職能部門共同使用，由黨委辦公室、校長辦公室牽頭，通過多次調研和座談會研讨，開展總體規劃，确定了自上而下的設計模式，把握“先共性、後個性”的原則，優先考慮各部門共同業務需求，待系統運行穩定後，再考慮各部門特色業務的個性需求。
2.由于舊版本OA系統可擴展性受到了嚴重限制，每當有新的業務上系統，或是已有業務運轉模式發生變更，都需要大量代碼開發，系統升級疊代困難，因此新版本OA更強調了系統的可擴展性。如何通過零代碼開發實現快捷的功能定制成為此次系統建設的重點方向。新版本OA強調“工作流”的概念，以“流程引擎”作為背後驅動。工作流（workflow）的概念起源于生成組織和辦公自動化領域，工作流管理聯盟（WFMC）給工作流下的定義是：工作流是一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程，它根據一系列過程規則、文檔、信息或任務能夠在不同的執行者直接進行傳遞與執行。當需要上線新流程或者變更已有流程，通過流程引擎能快速進行流程配置，零編程實現功能擴展和需求變更，并根據個性化需求，靈活支持二次開發，保障系統順利演進。
3.為保證數據交換暢通、解決信息孤島問題，新版OA也充分考慮了系統的集成性。系統集成（SI，SystemIntegration），就是通過結構化的綜合布線系統和計算機網絡技術，将各個分離的設備(如個人電腦)、功能和信息等集成到相互關聯的、統一和協調的系統之中，使資源達到充分共享，實現集中、高效、便利的管理。新OA系統的建設需滿足國家數字校園信息标準，接口規範統一，将來可與ERP系統進行數據集成、信息集成，與HR系統進行用戶集成，與短信平台、郵箱系統進行消息集成，甚至進行數據拆分與重組等。
4.舊版本OA系統實際分為了校級OA系統和院級OA系統，并沒有在真正意義上實現協同。工作流從校級流轉到院級的時候，校級主流程會觸發多個院級子流程，不僅數據冗餘，可維護性也不好，經常出現交換失敗、丢件等問題。而新版本OA系統，所有校級和院級用戶均使用同一套系統，所有流程在一個平台流轉，所有數據在一個數據庫存儲，真正做到校院兩級高效協同。
系統框架
在設計新一代OA系統總體框架時，浙大通過去兄弟高校、政府部門、大中型企業調研，充分吸收了對方OA系統建設積累的經驗，結合浙大實際管理特點和現實需求，從系統的體系架構、業務流程的開發及擴展、多業務功能“一站式”集成等方面考慮，以“1套系統平台、5大核心支撐引擎、6個核心功能模塊”為核心設想，将新OA總體框架落地，如圖1，旨在實現電子公文網上全流轉，服務事項審批“一站式”網上辦理以及全面移動化辦公。
1套系統平台指OA系統搭建在一個平台上，組織維護、功能開發、用戶行為及數據存儲均在該平台上實現。5大核心支撐引擎是信息門戶引擎、工作流引擎、内容引擎、組織權限引擎及移動辦公引擎。6個核心功能模塊指公文管理模塊、督辦管理模塊、信息管理模塊、綜合管理模塊、日程管理模塊及統計報表模塊。
從系統總體框架圖可以看出，系統采用多層架構，使前端和後端松耦合，前端負責展示與使用，後端進行開發及維護。當業務需求變更，隻需在後端操作，未推出新版本時不影響前端的使用。前端采用統一門戶中心，但又可以根據不同的身份類型，個性化定制不同的門戶，滿足個性化需求。中間層是各功能模塊平台，是系統應用控件中心，每個控件負責一項功能，如門戶管理、文檔管理、日程管理等。同時，該系統具有很強的開放性和靈活性，實現了和其他系統的數據對接，如短信平台、信訪網站的集成。後端為引擎平台，采用統一的數據開發标準，能根據需求快速實現功能擴展和變更，并且支持二次開發，為系統演進提供有力支持。總體來說，該系統框架能實現後台統一管理、前台滿足個性化需求，系統标準化程度高，可擴展性、适應性和靈活性高，在未來很長一段時間内，都能滿足浙江大學發展的需要。
系統主要建設内容
個性化的門戶桌面
新版OA系統強化了服務整合，以“公文辦理+流程審批”為核心構建門戶桌面。門戶桌面是每個OA用戶登錄系統後首先展示的頁面，是信息分類聚合的窗口，用戶可以一目了然地看到自己的待辦事宜、待閱文件、通知公告、日程安排等内容。同時，根據不同人的身份角色類型，定制了校領導辦公桌面、兩辦辦公桌面、院級辦公桌面、管理員辦公桌面及統一辦公桌面等。定制化的桌面使系統能智能地根據不同的用戶推送與其相關的内容，用戶隻需關注自己桌面上的内容就能基本完成工作。
校院兩級協同的架構
新版OA真正将校級用戶和院級用戶整合到一個平台上，覆蓋了學校所有機構，全體行政人員。在系統中，學校分為了三種機構：校級機構、院級機構和臨時議事機構。根據不同的安全級别設置，每種用戶所有的權限不同，對應不同的操作功能。比如，系統管理員可以修改所有人的信息，查看所有的流程；級别低的用戶無法在系統用戶列表中看到比自己級别高的用戶，無法直接與其進行信息互通，無法查看其個人信息包括手機、郵箱、辦公電話等；不同類别信息有不同的接收用戶範圍。每個院級機構及臨時議事機構都設置一名部門管理員。部門管理員是部門與外界信息溝通的紐帶。文件要流轉給部門，隻需發給部門管理員，由管理員轉發給部門内部人員；部門内部在系統上的溝通意見（即内部意見）不對外呈現，形成的最終意見（即部門意見）通過管理員報出。新OA系統構建了校院兩級行政人員全員參與、校院兩級既協同、又相互獨立的應用授權體系，适應了分級管理的需要，符合各級辦公的要求，真正實現一套系統多個應用部門、多個用戶信息隔離、操作獨立。
基于流程引擎搭建的業務流程
新版OA系統以流程引擎為驅動，提供圖形化的、基于節點的流轉模式，針對某一具體要求，通過強大的流程引擎，能靈活、快速、規範地構建出一套合适的工作流程，無需額外代碼開發，滿足用戶随需應變的要求，使OA系統真正“活”起來，促進管理科學化。新版OA的流程不再隻局限于公文流轉，更緻力于将工作中包含大量工作表單審批的事務規範化、流程化、制度化後，從線下搬到OA系統上，快速實現辦公事務網上辦理及審批，擴展OA系統的内涵與外延。除了傳統的學校收文發文、督辦管理、信訪管理等，還新增了校領導邀請、會議通知、兩會議題征集、部門公章申請、視頻會議申請等部門個性化業務流程。總體歸納起來，流程主要有三種模式：校級對院級信息傳達及督辦、院級對校級的信息上報、院級部門間的信息流轉。
不論是哪一類流轉模式，院級部門的管理員都是承上啟下的角色，這也是系統設計之初的一個理念，即任何經過該部門的事務，都需要通過部門管理員，不能直接越過管理員進行信息傳遞。因為部門需要有這樣一個角色，能監控部門在OA系統上所有事務，追蹤事務的辦理進度，方便随時對部門工作進行統計，生成報表，進行工作總結與下一步工作方案制定。部門管理員的存在，使部門之間的溝通變成點對點的模式。一個部門不需要關注另一個部門内部達成最終意見的過程，隻需要知道對方部門最終意見是什麼即可，這樣的模式降低了溝通的人力、時間成本，使部門協作更加順暢。
支持移動化辦公
移動客戶端作為新版OA系統的重要入口，可以支持手機、平闆等移動智能終端。考慮到移動端屏幕較小的原因，移動端的主要功能是審批及查閱，不支持在線修改文檔等需要特定控件支持的複雜功能。待辦流程、待閱消息可以實時推送到移動端，主動消息提醒機制使用戶得到解放，用戶不再需要時不時登錄系統查閱是否有待辦事宜。移動端還有通訊錄功能，可以讓用戶随時與任意一名同事取得聯系，甚至可以拉一個群組，像QQ、微信那般方便溝通協作。
與其他系統的集成
目前OA系統已與信訪平台、檔案館系統、校務服務網審批模塊、短信平台及郵件平台進行了集成。其中OA系統與信訪平台、檔案館的集成是數據集成。與信訪平台的集成采用數據推送及回寫的方式。當信訪平台收到一封信訪件，信訪數據會自動推送到OA系統，在系統裡生成一條信訪管理流程。信訪秘書不需要登錄信訪系統，處理信訪件的過程全部在OA系統上。當信訪秘書在OA系統上提交信訪答複并辦結信訪件時，答複數據又會再推送回信訪平台，同時會短信通知信訪人信訪件辦結的消息。與檔案館的對接采用如下方式、當OA系統上的公文管理類流程辦結歸檔後，在相應目錄下會生成一個特定格式的XML文件。年底檔案館歸檔的時候，由工作人員将這些XML文件導入到檔案系統即可，不需再人工輸入。與校務服務網審批模塊、短信平台及郵件平台的集成采用集成登錄方式，通過在OA系統設置登錄的标識、内外網網址、賬号及密碼等信息，就可以實現一鍵快捷登錄。
系統運行情況
自2016年7月試運行至今，新OA系統一共上線了31條業務流程，共12300多條流程實例，完成歸檔的流程8700多條。其中公文管理類流程7200多條，占比六成。值得注意的是，非公文管理類流程，如校領導邀請、公務接待、賬号管理等分别有464條、93條和435條，說明這些在傳統OA上被忽視的業務也非常适應新OA的生态體系。當辦公室業務在OA系統上運行後，首先，以往“書面報告滿天飛、文件下發跑斷腿”的局面不複存在，時間、空間的限制被打破，“辦文、辦會、辦事”的效率提高。其次，業務流程更加規範化，業務工作對應到系統上都有據可循，不僅能提升工作質量，還能互相監督，減少争議。移動端的引入更是帶來了變革。截止到2018年3月10日，共計235958人次登錄，其中移動端登錄52697人次，占比22.33%。當用戶有新的待辦事項到來，移動端都會推送一條消息提醒給用戶，用戶即使不在電腦邊，也能快速處理。當有緊急事務需要處理時，主動消息提醒功能尤為重要。
目前系統用戶共1775人，覆蓋了全校各機構的中層及以上幹部、部門辦公室主任和部分科員。系統每項業務都根據辦理要求無縫、順暢地流轉到相應部門進行辦理；通過流程圖、流程狀态可以輕松掌握其他部門的辦理情況（即未查看、已查看、已提交等），使得流程行為可追溯；一鍵群發短信催辦減少了催辦的溝通成本；基于安全級别的權限控制體系嚴格控制了每位用戶對流程的參與度，使各個部門間既互相獨立，又互相協同。
從工作效率上看，自新OA系統運行以來，最快的一則學校發文流程（浙江大學關于調整國務院學位委員會浙江大學委員人選的請示），從部門拟稿到最後的文件發布，全流程在線上走完隻耗時2小時53分鐘。如此的速度在從前用人工跑腿送文件的時代是不敢想象的。表1是學校發文流程各節點平均耗時與總耗時統計數據，逗留時間較長的節點是部門會簽，發文初核、學校領導會簽節點。平均每個節點耗時8小時47分鐘，全流程走完耗時5天11小時44分鐘。
OA系統是信息化時代高校信息化建設的重要内容之一，對于提升高校行政管理能力、推進自身管理改革具有重要的意義。因此，OA系統的建設必須持續推進。相比舊版OA系統，新版OA存在以下優勢。第一，校院兩級真正協同，業務功能不再僅僅局限于發文、督辦和信息管理，而是不斷向二級單位延伸，通過流程圖、流程狀态可以輕松跟蹤辦理情況，辦理行為可追溯。第二，系統可擴展性增強，隻要能将辦公室業務規範化為特定的流程，就可以在系統平台部署，同時，對已有流程的變更也可以通過零代碼開發迅速配置，能快速響應用戶需求。第三，系統采用國家數字校園信息标準，能順利與其他系統集成，目前已經接入了信訪網站、短信平台、郵件平台，未來還要接入統一身份認證平台及面向全校師生的服務審批平台。第四，移動版同步上線，打破時間和空間的局限，使用戶可以随時随地查閱文件，迅速提交辦理意見，碎片化時間得以利用，提高了工作效率。總的來說，新版OA系統能适應浙大新階段的發展需求，滿足學校多層次、多業态、多管控模式的管理訴求，提升了學校的管理水平和信息化程度，為浙大完全實現“電子校務”、建設“雙一流”奠定了堅實的基礎。（責編：王左利）
（作者單位為浙江大學信息技術中心）