在經濟增長滞緩、競争日趨激烈的大環境下，很多企業都在尋找能夠有效控制成本、開源節流的良方。正如世界很多發達國家一樣，越來越多的中國企業也開始通過将非核心業務外包來提升工作效率、降低成本，目前被應用最多的就是企業打印管理服務。然而提到企業打印管理服務,市場有兩種截然不同的服務形式：一種是将企業文印設備的維護、零配件和耗材的更換等全部交由服務商負責的全包式售後服務。另一種則是根據企業日常文印需求、設備使用狀況及分布等的全面評估，對所有文印設備進行剔除、老舊設備替換并重新布局，同時對所有設備的使用、維護等進行全面管理，從而實現更高效便捷的文件輸出、共享、存儲，這種服務是通過第三方對所有文印設備的整合管理提升業務流程，降低文印成本。
事實上，第一種全包式售後服務在文印市場已經相當普及，包括富士施樂、惠普、柯尼卡美能達等廠商都先後推出了相應的服務：客戶每月根據實際打印、複印量支付費用，而服務商則提供設備日常運行所需的零配件和除紙張之外所有耗材以及相關服務，并定期主動對設備進行維護、保養和耗材更換。這種服務的最大特點就是能夠确保用戶的文印設備“永不停印”，并将設備故障的風險轉為由服務商承擔。這種全包服務由文印巨頭富士施樂于10多年前推出後便很快被市場接受和普及，目前已成為文印、快印等行業采用最多的一種售後服務模式。
而國際公認的企業管理打印服務則是第二種，它整合了文件印刷、輸出、制作的全過程，并涉及到遠程文印管理、文印中心管理、郵件管理、打印外包等服務内容，無論是在辦公室還是移動辦公環境，通過企業打印管理服務，都可以幫助客戶管理文件流轉和使用的各個環節，提升客戶辦公效率及文件質量。對于這種新型的外包服務模式，越來越多的企業已經意識到它所帶來的價值：首先，文件外包服務專家可以運用精益管理工具明确的評估出和量化企業文印管理部分的成本如何控制，使原先模糊的成本結構變得非常清晰、可控、可衡量,并使得整個文印的流程被優化，讓企業不用為打印應用分散不必要的财力、物力和人力；其次，從社會資源的角度，還可以使文印管理更加節能、環保和低碳，實現資源的共享和利用，提升固定資産的利用率。目前，能提供國際标準的企業打印管理服務的廠商隻有富士施樂，因為該服務對服務商的産品、解決方案、服務能力、運營服務架構都有相當高的要求，隻有具備豐富的産品和解決方案、專業的文印管理能力和服務實施經驗的廠商，才能通過企業打印管理為不同企業改善業務流程、降低整體文印成本、助力企業創造更多價值。
讓我們通過廣東省電力設計研究院的案例詳盡了解一下企業打印管理服務是如何幫助企業節省成本、提升效率的。廣東省電力設計研究院是位居全國電力設計行業第2位的大型企業，每天都有大量的大幅面專業設計圖紙需要打印，還有大量文件需要制作。此前，研究院每年僅用于印制出版的相關費用就有1000多萬元，但人手不夠、效率低下等問題依然層出不窮。根據設計院面臨的問題，富士施樂為其建立了印制出版服務站，在原有設備的基礎上，增配了富士施樂生産型彩色數碼印刷機DocuColor8002一台，及兩台富士施樂企業級高速黑白數碼多功能機4112，并配備了專業的工作人員進行現場服務。富士施樂在完成設計研究院的全部文檔和圖紙制作的工作流程梳理和優化整合後，各部門的各類文件都可交由該服務站完成。在服務過程中，富士施樂工作人員根據任務的不同将文件印制工作分為日常、一般、急、特急幾個等級，并由不同的工作小組進行整體管理。
同時，由于服務站的所有設備（包括富士施樂及其他品牌的文印設備）都由富士施樂負責維護，設計院徹底擺脫了在設備日常維護與保養、機器故障、零配件與耗材更換等方面的後顧之憂。采用富士施樂的企業打印管理服務後，研究院無論文印質量、效率、還是成本控制，都得到明顯的改善。據統計，其印制出版的工作準确率達到99.78%；包括設備購置、設備維護和耗材及紙張在内的整體成本降低15%左右。
毫無疑問，企業打印管理服務可以通過非核心業務——文印管理的外包帶給企業更優的投入産出比，不失為企業實現資産“瘦身”、提升核心競争力的有效舉措。而對于用戶來說，在選擇服務時，更需要根據自己的需求謹慎辨别企業打印管理外包服務和文印設備的售後服務，才能選到最合适的服務模式。