一、時刻繃緊檔案安全這根弦
維護檔案安全，是學校安全管理工作的重要組成部分，也是基礎性、關鍵性的工作。檔案作為承載曆史的重要載體，真實具體地記錄着學校的管理工作，為領導決策、開展工作、實施工作目标考核、研究處理問題等提供着重要依據。在高度發展的現代信息社會，檔案信息洩露、檔案資料損壞、檔案文件丢失等情況時有發生，嚴重影響了檔案工作的嚴肅性和規範性。作為檔案從業者，必須高度重視并紮實做好檔案安全管理這項基礎性工作，為提升檔案管理水平奠定堅實穩固的基礎。
二、檔案安全管理存在的隐患
一是檔案安全管理制度不健全，安全意識淡薄。目前，我國檔案安全管理工作方面的制度體系建設相對薄弱，特别是針對檔案資料的收集、整理、保存、搶救等方面，缺乏一系列完備的體制機制。在相當一部分檔案管理者中，不同程度地存在“檔案安全方面不會出現事故和重大事故”的錯誤思維，對檔案的安全管理缺乏必要的培訓，對檔案管理中的防火、防雷電、防潮、防蛀等知識存在缺位。有的檔案從業人員甚至使用微波消毒檔案，根本沒有考慮到金屬發熱會引起檔案被燒毀的結果。
二是專業技術人才儲備不足，從而制約了檔案安全管理水平的提升。做好檔案管理工作，必須要在學習能力、專業技能、安全意識等方面下一番苦工夫。目前，很多企事業單位的檔案管理從業人員素質偏低、隊伍不足，認為檔案管理工作很簡單，不需要太高的學識和能力，隻需要會整理資料即可，在一定程度上制約了檔案安全管理工作的有效開展。其實，這是認識上的誤區，檔案管理是一項系統工程，要求具有一定的專業知識，具備良好的綜合職業素養。
三是對檔案安全管理的經費投入不夠。作為一間标準的檔案室，應該配備空調、防磁櫃、消毒櫃、溫濕度自控儀、除濕機等專門的設施設備，安裝防盜門窗、防紫外線窗簾、滅火器等，嚴格控制檔案室的溫度和濕度，徹底杜絕細菌、害蟲等的滋生。但是，由于對檔案安全管理重視程度不到位，安全意識淡薄，有些單位對檔案室的設施設備投入嚴重不足，庫房破舊、甚至沿用以前陳舊的木櫃存放檔案，不利于防火、防蟲，在一定程度上存在着極大的安全隐患。
四是缺失檔案管理方面的應急預案。檔案資料是一個單位最寶貴的财富，所以檔案保管至關重要。檔案的安全管理必須充分重視每一個細節，各種突發情況随時有可能發生，一旦出現突發情況緻使檔案損毀，将釀成不可彌補的錯誤。因此，這就要求從業人員平時做好準備，充分考慮可能出現的各種突發問題，據此逐項編制出應急預案，完善應急措施，一旦出現突發事件，不至于束手無策，不至于不知所措，能夠及時有效應對突發事件，真正做到防患于未然。
三、加強檔案安全管理的具體措施
一是建立一套行之有效的檔案安全管理制度體系。檔案安全責任重于泰山，隻有建立健全安全防控制度體系，才能充分保障檔案管理安全。要建立系統的檔案資料整理彙編制度，把前端控制理論應用其中，加強檔案管理部門與各系部、各處室之間的溝通聯動，根據檔案資料的密級、性質、材質和分類，采取不同的安全防護措施。要完善檔案管理明細台賬，建立卷宗和檔号，編制檢索查詢目錄，為全面掌握檔案資料提供便捷的查詢途徑。要建立檔案安全巡查常态化機制，對檔案資料是否完整、完好、安全進行診斷，發現問題立即整改。電子檔案載體必須單獨隔離存放在消磁櫃專用設施中，避免被磁化、被複制，确保檔案完好無損。加強檔案保密安全管理，嚴格按照保密管理制度進行權限控制管理，嚴格執行密級檔案資料審批程序，确定保密資料的使用權限和範圍。涉密檔案資料的傳輸和複制，必須經學院主要領導、分管安全院領導和檔案管理部門負責人三級審批。保密文件資料原則上不能上傳各種電子設備，避免涉密資料洩露，造成檔案管理安全事故。
二是加強檔案從業人才隊伍建設儲備。一支專業合格的檔案管理人才隊伍，是檔案管理工作的最基本要求，也是最基礎保障。對此，首先要加強專業培訓，不斷提升檔案人才的專業技術。對新進人員必須進行上崗培訓，并對培訓的效果進行考核，促使新進人員能夠盡快掌握基礎的檔案管理知識、工作方法和技巧。經常舉辦專業性、針對性的培訓，可以采取“走出去、請進來”的策略，每年定期分批組織從業者在同行間進行業務交流，不定期邀請上級檔案業務部門進行專業指導，不斷提高檔案管理者的業務水平。積極探索推行持證上崗制度。實行持證上崗制度，可以有效促使單位重視檔案從業者的檔案專業基礎教育，培養具備基本專業素質的管理人才隊伍。不斷加強專業檔案管理人才的儲備。檔案在知識的貯存與傳播方面的載體作用毋庸置疑，在全社會共同進步中發揮着不可估量的作用。檔案管理需要具有知識化、專業化、科技化的高端人才。因此，必須把培養高端檔案人才作為當前檔案事業發展的一項重要任務來抓，不斷推動大家牢固樹立适應新形勢、新任務需要的可持續發展的人才觀。
三是不斷加大對檔案保管設備的投入力度。擁有标準化、專業化的設備設施，是做好檔案的安全管理工作的基礎保障。因此，必須從思想上高度重視對檔案管理設備的投入，檔案室要配備安裝防盜門，窗戶配備防盜設施；電腦必須專人專用，設施登陸和查詢密碼；室内必須配置防磁櫃、滅火器、去濕機、溫度計和濕度計等安全設施。要切實做好安全防護措施，做到防盜、防潮、防火、防黴、防塵、防光、防蟲、防高溫，為檔案安全管理提供硬件保障。
四是建立健全檔案管理應急預案。檔案安全管理中最不可控的因素就是突發事件的出現，為有效預防、及時控制和迅速消除突發、災害事件對檔案造成的損害，以達到快速有效救援，減少損失的目的，必須要根據《檔案法》及《檔案法實施辦法》的規定，結合各自實際，建立健全檔案管理應急預案，對各種突發事件做到早預防、早發現、早報告、早處理，使檔案安全管理工作萬無一失。
檔案安全是檔案管理工作的紅線，也是檔案工作的關鍵核心任務。每一位檔案管理者必須把檔案安全放在檔案管理的首位，高度重視，盡職盡責，确保檔案的安全管理與規範使用，最大程度發揮檔案管理工作的意義和價值。
（作者單位：煙台工貿技師學院）